Сегодня29.05.2022

Инструменты для там-менеджмента: Сервисы для заметок

Обзор самых крутых приложений и сервисов для онлайн заметок, которые могут использоваться для личных и бизнес целей и работы в команде. Профессиональные инструменты для повышения продуктивности.

Эксперт в области самоменеджмента и личностного роста

Приложения для заметок

Когда я начала интересоваться тайм-менеджментом, и вообще просто в силу возраста возникла необходимость в контроле и планировании своей жизни, я органичным путём пришла к мысли: мне нужно место, где я смогу всё организовать. Скорее всего, если вы читаете эту статью, значит, у вас тоже возникла такая потребность.

За последние пять-шесть лет и перепробовала очень много разного рода приложений для ведения заметок и самоорганизации, и сейчас хочу поделиться с вами опытом, рассказать, в чём суть, и помочь вам определиться с выбором.

Зачем вообще нужны заметочники?

На самом деле, использование какого-либо пространства для заметок (любого, удобного для вас, будь то обычный бумажный ежедневник, тетрадь, дневник — что угодно) вполне обосновано с научной точки зрения и действительно может сделать вашу жизнь легче, комфортнее, приятнее, более спокойной и структурированной, организованной.

Дело в работе нашего мозга.

Наш мозг — одновременно самый мощный, быстрый и потрясающий в мире компьютер, обладающий воистину бесконечными возможностями по обработке и хранению информации… И вместе с тем довольно хрупкая структура, которую мы часто чрезмерно нагружаем не там, где нужно, и используем её ресурсы нерационально. А ещё мозг довольно ленивый.

Вот, о чем я говорю: человеческий мозг физиологически очень не любит держать что-то в голове, что-то постоянно помнить. Ему гораздо комфортнее, когда информация куда-нибудь выгружена, записана, и он избавлен от необходимости постоянно держать ее в секторе «оперативная память».

Представьте, что вы отправились в путешествие, и решили весь день гулять по незнакомому городу, чтобы полюбоваться достопримечательностями. Но не взяли с собой ни рюкзака, ни сумки, у вас нет карманов, и вы несёте все свои пожитки (только самое необходимое: бутылка воды, телефон, банковская карточка, наличные деньги, зарядное устройство, карта города, буклеты туристической фирмы, визитка отеля, ничего лишнего) просто в руках.

Вроде бы небольшая тяжесть, и даже можно удобно разместить поклажу: что-то зажать под мышкой, что-то засунуть под одежду, разместить между пальцами. Но согласитесь, что возьми вы с собой рюкзак — вам было бы легче. Руки свободны, не нужно постоянно учитывать наличие вещей в них, чтобы ничего не уронить, и можно сосредоточиться на созерцании красот нового места.

Так вот, туристический город, по которому вы гуляете — это весь мир для вашего мозга, который он может, хочет и должен исследовать. А когда вы всё пытаетесь удержать в голове — вы как будто гуляете без рюкзака. Жить можно, но очень неудобно, и нет-нет, а что-то уронишь (что-то забудешь), и в итоге устаёшь гораздо сильнее, чем если бы просто положил всё в рюкзак. А рюкзак — это приложение для заметок. Он позволяет вам не тратить оперативную память мозга и его ресурсы и распределять их более эффективно.

Плюс вы наверняка замечали, что если что-то записываешь — это потом сложнее забыть. Это вполне логично: представьте, что вам нужно придумать комнату и запомнить расположение вещей в ней. Сложно, вы быстро забудете, начнете путаться. А вот вспомнить расположение вещей в комнате, которую вы действительно видели, гораздо проще, потому что эти вещи — существуют, они реальны, материальны, вы их видели и трогали. Так и с записью: легче запомнить мысль, имеющую материальное воплощение, потому что подключается вербальная и тактильная память.

Плюс когда что-то записано — это гораздо проще анализировать. Наверняка вы замечали: начинаешь составлять список, что нужно взять с собой в путешествие, или какие места посетить — и сразу лезут в голову всё новые и новые мысли, идеи, пожелания, а когда об этом только думаешь — максимум три-четыре вещи/места вспомнишь.

Так происходит, потому что, когда мы что-то держим в памяти — мозг фокусируется на процессе удержания, а когда записываем, выгружаем куда-то — мозг освобождается от этой обязанности и фокусируется на анализе информации. Куда более рациональное расходование мозговых ресурсов!

Таким образом, приложения для заметок можно использовать приблизительно для всего, всё зависит от ваших личных потребностей: для планирования каких-то жизненных событий (путешествие, переезд), чтобы не забывать о дедлайнах и подготовках к ним (я ещё расскажу, как использовала для этого заметочник Trello), чтобы структурировать массивы информации, чтобы контролировать повседневные задачи или длительные, многодневные процессы.

Пространств для заметок сейчас очень много, рынок практически перенасыщен. Я расскажу о своем опыте использования нескольких приложений за последние шесть лет, чтобы помочь вам определиться.

Trello

trello

Это моё любимое приложение-заметочник для самоорганизации. Я установила его, если меня не подводит память, на втором курсе и использовала до самого конца учёбы, Трелло помогал мне всё сдавать вовремя, уделять время как учёбе, так и личной жизни, и не сходить с ума от необходимости держать в голове кучу разных заданий, дедлайнов и повседневных бытовых задач.

Суть Трелло в концепте досок. Если вы когда-то мечтали о стереотипной Злодейской (или Детективной) Доски Одержимости, то это вот оно.

Структура Трелло базируется на досках, колонках и карточках. Вот, как это работает: вы создаете доску, например, «путешествие в Италию». На этой доске вы можете создать неограниченное количество колонок, объединяющих похожие карточки. Например: колонка «Рим — куда пойти», содержащая карточки с достопримечательностями Рима, которые вы хотите посетить. Следующая колонка: «Флоренция — куда пойти», «Что взять с собой», «Что купить друзьям».

Сами карточки также функциональны: в них можно написать подробности того или иного пункта плана, идеи, задачи, добавить чек-лист, изображение, файл, комментарий. Таким образом получается развернутый список задач, содержащий в себе всю необходимую информацию.

В примере с путешествием это может быть: как проехать к той или иной достопримечательности, почему вы хотите её посетить, что вы хотите там обязательно посмотреть, плюс в карточку можно добавлять фото достопримечательности (из Интернета или свои, когда вы уже будете там, чтобы преобразовать доску-планирование в доску-воспоминание), срок, когда вы хотите ее посетить.

Карточки можно структурировать по сроку, добавив на доску календарь.

Трелло поддерживает и такую функцию: можно добавить «бустеры» на доску, например, календарь, различные диаграммы, которые будут формироваться автоматически, показывая ваш прогресс; в бесплатной версии бустер возможен только один, в платной — неограниченное количество, но мне хватало бесплатной. Также Трелло можно использовать вместе с кем-то, изначально это вообще заметочник для работы в команде и управления проектами, но я использовала его больше для самоорганизации, единолично.

trello для заметок

На мой взгляд, это наиболее удобный инструмент именно для организации повседневной деятельности: ежедневных задач, списков покупок, списков «что хочу почитать/посмотреть», списков «идей, чтобы не забыть». Именно для этого я использовала его на протяжении трёх лет.

Удобен он, во-первых, за счёт расширенного функционала карточки, в который можно поместить неограниченное количество информации, и вся она будет под рукой, в структурированном виде; во-вторых, за счёт визуального, интуитивно понятного оформления: карточки удобно перетаскивать между колонками и досками, удобно структурировать свои мысли по системе досок.

Приятный бонус — возможность выбирать красивое оформление для досок и делиться ими с другими.

Для чего я использовала Трелло:

  • Составляла расписание на день: делала две колонки «надо сделать» и «сделано» (иногда «дела по учебе», «остальное» и «сделано») и переносила карточки из одной в другую, когда дела были завершены;
  • Следила за графиком посещаемости, чтобы не превышать необходимый по учебе минимум (сделала доску-календарь и отмечала дни, когда прогуляла и почему). На этой же доске я отмечала дедлайны, когда нужно сдать задание, и дни, когда буду это задание делать. Это для меня было, пожалуй, самое важное в Трелло.
  • Списки творческих идей, фильмов, книг, желаемых покупок;
  • Списки литературы: делала колонки по темам, в колонках карточки с книгами (после эти карточки превращались в краткие конспекты книг). Например, доска «литература по Ренессансу», колонки «быт», «искусство», «войны», «Ренессанс в Италии», «В Англии», «Северный Ренессанс», а в колонках — названия книг;
  • Составляла планы научных работ.

В итоге получались удобные, визуально понятные и информационно наполненные доски.

Возможно, вы придумаете еще больше интересных и полезных способов интерпретации функционала этого приложения!

Evernote

Если это не первая в вашей жизни статья по заметочникам, то вы наверняка слышали об Evernote. Это первое приложение такого толка, и большинство последующих, по сути, копировали его функционал. Сначала я расскажу о самом Evernote, а потом приведу примеры приложений, похожих по функционалу, но обладающих некоторыми приятными особенностями.

evernote

Evernote базируется на системе блокнотов и заметок в них. Блокнот — это, по сути, папка.

  • Например, блокнот «путешествие в Италию» и заметки «список, что нужно взять с собой», «куда сходить», заметки с информацией о достопримечательностях.
  • Блокнот «проект такой-то» и заметки: план проекта, материалы по развитию проекта, список задач, необходимых для реализации проекта.
  • Блокнот «домашние дела» и заметки: график уборок, список покупок, список памятных дат, дней рождения друзей, и тут же варианты подарков.

Также заметки сортируются по тегам. Удобно, что сортировка по тегам — сквозная, через все блокноты. Например, тег «идеи, что купить» — вы нажимаете на него, и вам выдает заметки из блокнотов «домашние дела» и «путешествие».

У Evernote есть три наиболее существенных плюса, из-за которых я и пользуюсь им вот уже шестой год.

Гибкий редактор заметки. В заметку можно вставить что угодно, отредактировать так, как это вам будет удобно. Туда можно вставить просто список и список задач (с пустыми окошками, которые потом можно отметить галочкой), таблицу, картинку, заметку можно надиктовать голосом, и голос преобразуется в текст, или вставить аудиофайл прямо в заметку. Таким образом вы можете написать целую статью с иллюстрациями, аудиофайлами, всем, что вам будет нужно.

evernote для заметок

Бонус: множество разнообразных шаблонов, чтобы вам не пришлось строить громоздкую структуру со сложной таблицей самостоятельно.

Например, там есть шаблон конспектов по системе Корнелла (таблица, включающая более широкое поле для заметок по лекции, поле для вопросов, возникающих в ходе лекции, и внизу поле для вывода — главных мыслей по итогу лекции; это позволяет записывать конспекты максимально продуктивно, так, чтобы потом их или вообще не пришлось повторять, или это было максимально удобно).

Также есть таблицы для составления плана питания, таблицы, помогающие в планировании дня, путешествия, рабочего проекта, даже таблицы-схемы для написания эссе или плана для книги.

  • Веб-клиппер, который позволяет в один клик отправить в Evernote любой материал из Интернета. Целые страницы, и при этом это будет не скриншот (хотя скриншот тоже можно отправить), а полноценная заметка, на которой…
  • Будет работать поиск по словам в Evernote.

Таким образом, благодаря этим инструментам, из Evernote можно создать полноценную базу данных со всей необходимой вам информацией по вашим проектам. Это существенно экономит ваше время: вам не нужно копаться в закладках или каком-нибудь Pocket (приложение, тоже позволяющее создать базу из сохраненных страниц в Интернете) — сохраняя всё необходимое в Evernote, вы можете просто зайти туда и найти там всё, что вам нужно, и там же с этим работать, редактировать, преобразовывать в ваш личный проект, для ваших личных нужд.

Я активно использую Evernote в своей профессиональной деятельности: сохраняю там информацию по книгам, которые я пишу (они посвящены истории, поэтому это очень удобно: я могу ввести в поиск какую-либо дату и тут же освежить память, прочитав статью по ней в Evernote, а не гуглить всё заново), составляю списки идей, планы дальнейшей творческой работы.

В университетские годы я вела в Evernote конспекты по большинству предметов, поэтому теперь располагаю целой базой университетских знаний.

Evernote — приложение, больше подходящее для работы с большими объёмами информации. Технически его можно использовать и для самоорганизации (например, создать блокнот «повседневность», и каждый день писать заметку-план на день со всем необходимым), но из-за интерфейса Evernote, тяготеющего к спискам, а не таблицам, лишённого возможности создать систему визуальной идентификации заметок, это не слишком удобно: получается ряд одинаковых заметок, в которых становится сложно ориентироваться.

ТОП приложений для заметок

Создан целый ряд приложений, копирующих концепцию Evernote и основной интерфейс, но где есть и другие функции, и другой дизайн. Вот они:

  1. GoogleKeep. Это приложение включает в себя функционал Evernote, но более минималистичный и лёгкий визуально, плюс тесно связанный с другими сервисами Google. Сюда же: OneNote (то же самое, но связан с системой Microsoft Word и Dropbox Paper (с сервисом Dropbox).
  2. Zoho Notebook. Evernote, но улучшена визуальная составляющая, заметочник выглядит стильно, предлагает больше возможностей для красивого оформления заметок. Папки с заметками располагает не в виде списка, а в виде таблички, позволяя для каждой выбрать обложку, как будто это красивый, яркий блокнот. Важно, что этот заметочник не русифицирован, но освоить лексику, нужную для понимания функционала, вполне реально, тем более, интерфейс интуитивно понятен. Приложение полностью бесплатно на данный момент.
  3. Nimbus Note. Копирует функционал Evernote, но выглядит изящнее, современнее, легче, добавляет несколько мелких, но приятных функций вроде рукописных заметок и поиска текста на фотографии и более разветвленной удобной структуры. Плюс премиум-версия гораздо дешевле (у Нимбус — 3400 рублей в год, у Evernote — 5300 рублей).
  4. Notion. Это тоже приложение, позволяющее создать персональную базу данных, это очень гибкий и мощный инструмент, но его проблема в том, что если Evernote и большинство других заметочников предлагают уже готовую систему, которую вы можете использовать и подгонять под себя, Notion предлагает выстроить такую систему самостоятельно. Это может быть сложно для неподготовленного пользователя, особенно учитывая, что предложение англоязычное, что ещё больше затрудняет работу.
  5. Walling — тоже англоязычное предложение, работающее по системе Notion, но с более низким порогом вхождения, его легче освоить и заточить под себя.
  6. А для того, чтобы просто опробовать формат приложения для заметок и понять, нужен ли он вам, подойдет очень простое приложение SimpleNote. Это приложение из серии «за что купил — за то и продаю»: простые заметки, без большого функционала, буквально электронный блокнот, идеально подходящий для того, чтобы быстро черкнуть туда что-то на ходу и не забивать себе голову остальными функциями.

Советы, как выбрать заметочник

Как вы уже успели убедиться, приложений для заметок очень много. Выбирайте то, которое подойдет лично вам, под ваши нужды.

Советы по выбору:

  • Для пользователей, чей основной приоритет — организация своего времени, списки задач, постановка целей на определенный период, отслеживание дедлайнов, подойдет Trello, поскольку он позволяет организовать всё, что вам нужно, но при этом предоставляет пространство и функционал не только для простого списка задач, но и всей нужной вам информации, подзадач, пометок по задаче, отзыва на прочитанную книгу, впечатлений от поездки, и так далее.
  • Для пользователей, нуждающихся в личной базе данных, подойдет Evernote или любое другое приложение, основанное на нём. Они предназначены именно для работы с большим количеством информации, текста, Trello для этого не слишком удобен.
  • В качестве простого приложения «без заморочек», чтобы записать и сразу забыть, подойдет GoogleKeep, OneNote, SimpleNote.
  • Учитывайте, в какой экосистеме вы больше работаете. Логично, что если вы часто используете сервисы Google — вам пригодится и заметочник, синхронизированный с ними; если вы постоянно в Microsoft (особенно это актуально для рабочей деятельности, она часто полностью там: проекты, отчёты, презентации) — OneNote, если вы активный пользователь сервисов Яндекса — DropBox Paper.
  • Также учитывайте, с какого девайса вы чаще всего будете работать с заметками, и сколько устройств планируете синхронизировать между собой (например, Evernote в бесплатной версии имеет ограничение, из-за чего мне было очень неудобно: я не могла синхронизировать заметки между телефоном, компьютером и ноутбуком).
  • Ну и, конечно, учитывайте свои личные предпочтения, свой образ мыслей. Например, людям с логикой программистов подойдет Notion, а людям более творческим, любящим, чтобы всё было красиво оформлено — ZohoNote.

Приложения для заметок — полезный инструмент, позволяющий разгрузить мозг и использовать его ресурсы более эффективно, позволяющий сделать вашу жизнь более организованной, и существенно сэкономить время на поиске информации.

Главное — найти своё собственное приложение, то, которое будет отвечать именно вашим потребностям и делать именно вашу жизнь приятнее и счастливее.

Надеюсь, что эта статья немного помогла вам с выбором. Удачи!

(2 оценок, среднее: 5,00). Оцените пожалуйста, мы очень старались!
Загрузка...

Высшее образование с отличием по специальности Менеджмент социально-культурной деятельности. Эксперт в области самоменеджмента, который включает не только тайм-менеджмент, но и поиск себя, создание личного бренда, личностного роста.

2 комментария

  1. soVok Ответить

    Пользуюсь GoogleKeep, удобно и не слишком заморочено.

  2. Анон Ответить

    Попробую, спасибо. В электронном виде удобнее.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.