Сегодня29.05.2022

34 способа Как эффективно управлять временем (Примеры) чтобы успеть всё

Как правильно организовать свое время, чтобы все успевать - методы тайм-менеджмента своей жизни или как эффективно управлять временем и всё успеть.

Профессиональный психолог более 13 лет

как научиться управлять временем

Как управлять временем, что работать продуктивно, много успевать — это актуальный вопрос для всех, кто хочет легко достигать целей, совершенствоваться и зарабатывать. Удивительно, но каждый день из-за неумения строить планы, ценить часы, минуты — мы теряем самый драгоценный ресурс.

Известный специалист по тайм-менеджменту Майкл Фортино (Michael Fortino) наглядно показал, как люди управляют временем.

Не имея четкой системы, непродуктивный человек за всю жизнь тратит более 8 месяцев на чтение бесполезной информации! Около 3 лет мы используем, что убраться в квартире, а 8 лет мы проводим в ванной. Поразительно, но человек, который не знает, как научиться управлять временем, тратит на общение с супругом лишь 4 минуты, а для детей остается всего 40 секунд.

Чтобы изменить ситуацию, использовать каждую секунду рационально, стоит бороться с похитителями самого ценного ресурса. В этом поможет тайм-менеджмент и советы психологов.

34 способа, Как правильно управлять временем

Как управлять жизнью и временем, чтобы не распыляться на второстепенные, бесполезные дела — это ценный навык, которым можно овладеть, придерживаясь простых правил:

Автофокусировка

Метод для людей, которым трудно придерживаться плана. На листе бумаги пишем все задачи на день, которые волнуют. Затем выбираем 2-3 и стараемся сделать их в первую очередь.

Техника «АБВГД»

Как можно управлять временем эффективно: каждый день писать список задач и каждому пункту присвоить шифр, который соответствует:

  • А. Важнейшие дела, их нельзя отложить.
  • Б. Нужно обязательно сделать, но сроки еще терпят.
  • В. Рекомендовано выполнить задачу, но она не влияет на продуктивность.
  • Г. Можно делегировать. Способ позволяет сэкономить время на более значимые задачи.
  • Д. Бесполезные задачи, можно удалять.

Руководство разработал известный тренер по личной эффективности Брайан Трейси (Brian Tracy).

Например: категория «А» — это закончить проект, по которому сегодня истекает срок, «Г» — ответить на письмо, но это можно доверить сотруднику.

Метод «1-3-5»

Как управлять временем и изменить свою жизнь: каждый день выполнять одно мега-важное дело, 3 средней срочности и 5 мелких задач. Формула подойдет людям, которые разрываются между делами.

Система выглядит так:

  • Важное дело: подписать договор, составить отчет, время на посещение тренинга по личностному росту и т.д.
  • Покупка вещей, посещение врача, сдача авто в автосервис и т.д.
  • Посещение кино, прогулка, уборка, приготовление еды, глажка.

Ставьте цели

Нельзя понять, как эффективно управлять временем, если вы не определились с важнейшими задачами на день, месяц, год.

Учитесь составлять списки, где прописаны все ваши цели на конкретный период.

Перечень можно изменять, дополнять делами, но самые важные и долгосрочные дела должны оставаться. Чем поможет метод: не будете забывать о делах, не столкнетесь с дедлайнами, будете больше успевать.

Ведение дневника

Успешные, продуктивные люди признаются, что поняли, как управлять временем и все успеть, когда начали использовать бумажный носитель.

Как действовать: в воскресенье вечером написать подробный план на каждый день недели. Это позволит вам ориентироваться в делах, самостоятельно определить уровень загруженности, снизить стресс из-за отсутствия аврала в делах.

Закон Парето

Только 20% усилий могут принести 80% результата, а непродуктивное использование 80% времени увенчается лишь 20% результатов.

Закон Парето поможет людям, которые определят, какие именно 20% усилий станут самыми результативными для них. Пример, как правильно организовать свое время, чтобы все успевать:

  • Написание книги, статьи, подписание договора, деловая встреча, которые принесут вам прибыль — это те 20% важных задач, которые нельзя передоверить другим.
  • Покупка бумаги для написания договора, переговоры о месте встречи бизнес партнеров, заказ билетов на самолет — это 80% задач, которые воруют время, не дают сосредоточиться на главном, их можно делегировать.

Хронометраж

как люди управляют временем

Российский специалист по тайм-менеджменту Глеб Архангельский, предлагает методику, как распределить свой день, чтобы все успеть:

  • 14 дней записывайте все дела, действия, работу поминутно (сколько потратили): на выполнение обязанностей, хобби, перекуры, встречи в кафе, пустые разговоры, время на соцсети и разговоры по телефону.
  • По истечении периода приступите к анализу.
  • Выявите дела, которые не приносят пользы, но воруют время, постарайтесь сократить их количество до минимума.

Матрица Эйзенхауэра

Пошаговая инструкция по распределению времени от президента США разделяет дела на 4 категории:

  1. Срочные и важные. Выполнять первыми без отлагательств.
  2. Несрочные, но важные. Им нужно уделить 60% времени, нельзя допускать, чтобы они накапливались.
  3. Срочные, но неважные. Делегируем.
  4. Не важные и не срочные. Отказываемся.

Методик дает шанс все успевать, систематизировать дела и не пропускать важные сроки.

Диаграмма Ганта

Как управлять временем и все успеть, легко понять, если построить понятную диаграмму:

  • Рисуем диаграмму из двух осей.
  • Вертикальная прямая — это шкала (список) запланированных задач.
  • Горизонтальная прямая — это даты, до которых нужно успеть выполнить работу.

Метод эффективен, если нужно справиться практически одновременно с несколькими задачами, не запутаться. Визуальное напоминание нужно повесить на рабочем столе, видном месте.

«Помидор»

Техника Помидора помогает понять, для чего нужен тайм-менеджмент наглядно. Суть: с помощью таймер постоянно контролировать время:

  • 25 минут посвящаем интенсивной работе, ни на что не отвлекаемся.
  • 5 минут отдыхаем, переключаемся.
  • делаем 4 цикла подряд и отдыхаем 30 минут.

Методика эффективная для людей, которые страдают от рассеянного внимания, плохо концентрируются. Техника снижает уровень стресса, помогает стать продуктивней.

Интеллект-карты

как эффективно управлять временем

Оригинальная картинка поможет понять, как управлять временем и изменить свою жизнь визуально, но без необходимости постоянно возвращаться к списками.

Как сделать карту:

  • На листе бумаги в центре пишем или рисуем, вклеиваем картинку главной цели.
  • От «эпицентра» прорисовываем ветки, на которых записываем, отображаем второстепенные задачи.
  • От веток могут тянуться «нити» с другими делами.

Как работают интеллект-карты: наглядно подсказывают, как управлять своим временем в зависимости от важности, первоочередности задач. Методика позволяет снизить стресс, сэкономить время, не запутаться в последовательности выполнения дел.

Техника «90/30»

Аналогия таймера «Помидор», но с более длительными периодами концентрации на работе (90 минут) и отдых (30 минут).

Правило Паркинсона

Закон Паркинсона: порученная, намеченная работа обязательно заполнит все время, которое на нее отведено.

Например, вам поручили сделать чертеж здания, который легко успеет за 10 дней, но выделили на участок работы 20 суток.

Итог: вы не будете спешить, а сдадите результат точно в срок, постоянно откладывая работу.

Чтобы не допустить такого положения дел, обязательно устанавливайте сами для себя дедлайны, крайние сроки, которые нельзя передвигать.

Зачем: чтобы не утратить способность концентрироваться на задачах, не накапливать много дел, которые придется делать в последнюю минуту.

Временные рамки

как управлять временем

Хорошо если есть список, таблица дел, но этого мало для продуктивной работы и высокой эффективности. Нужно каждое дело «поставить» во временные рамки.

Например, в списке есть задача помыть пол, на это выделите 15 минут и назначьте час суток (в 14.00).

Поработайте с каждым пунктом, но не нужно умышленно расширять границы, если на написание доклада требуется 2 часа с 15.00 до 17.00, постарайтесь точно уложиться.

Такие ограничительные методы тайм-менеджмента помогают:

  • Легко распланировать весь день.
  • Выполнять задачи постепенно, без спешки, страха не успеть.
  • Не отвлекаться на другие дела, потому что их час еще не наступил.

Систему GTD

GTD (Getting Things Done) — эту методику придумал бизнес-тренер Дэвид Аллен (David Allen). Предназначение: разгрузить мозг, отказавшись от одновременного запоминания большого объема данных. Суть:

  • Все дела фиксируем на бумаге в одном блокноте.
  • Четкая формулировка задач, чтобы не расшифровывать потом. Вместо «генеральной уборки», напишите «почистить мебель», «помыть окна».
  • Рассортируйте задачи по направленности: работа, развлечения, домашние дела.
  • Ставьте дела во временные рамки.
  • Проводите ревизию списка, удалите неактуальные пункты.

Маленькие задачи выполняйте в первую очередь и быстро, второстепенные делегируйте, важные старайтесь разбить на этапы и методично выполнить. Техника поможет не допускать дедлайнов, поставить дела на поток, тратить меньше времени.

Метод «Канбан»

Техника управления временем внедрена в компании Toyota. Суть: организовать доску из трех секторов:

  • Нужно сделать.
  • Сделано.
  • В процессе выполнения.

Записываем все дела, которые нужно сделать на карточках, листах, и помещаем их в сектор «нужно делать». По мере выполнения сортируем карточки в другие сектора. Наглядная картинка помогает понять, где вы отстали, на что больше выделить времени, на каком задании максимально сконцентрироваться.

«Едим» лягушку утром

Это методика Брайана Трейси (Brian Tracy), который назвал лягушками самые энергозатратные и неприятные задачи за день. Приступать к выполнению плана стоит с «лягушек», чтобы избежать соблазна отложить задачу на неопределенный срок.

После исполнения намеченного, человек чувствует облегчение, заряд бодрости на другие важные дела. Если не справиться с «лягушкой», в течение дня будете думать о ней, переживать и ругать себя.

Последовательно меняем задачи

Суть: научиться не хвататься за все и сразу. Важно сначала закончить одно дело, а потом переключиться на другое.

Если все делать одновременно, мозг будет постоянно работать в напряженном режиме, тратить не менее 10-15 минут для «прыжка» с одного дела на другое.

Едим слона по кусочкам

как эффективно управлять временем

Техника предлагает человеку не пытаться сразу выполнить объемную, грандиозную задачу, а разбить ее на комфортные по времени и усилиям этапы. Например, стоит задача написать аналитическую статью, провести масштабное исследование. Запланируйте простые этапы:

  • Сначала сбор информации.
  • Затем ознакомление с мнением экспертов.
  • Приступайте к заготовке пособий, методик расчета.
  • Начинайте основную работу.

Правило 120 секунд

Если в вашем списке дел есть задачи, на которые потребуется 2 минут на выполнение, сразу сделайте это, вычеркните из перечня.

Такой подход помогает экономить время, которое можно потрать на подготовительный процесс. Это дела: телефонный звонок, ответ на письмо.

Fresh or Fried

Суть методики: пока наш мозг не загружен, «свеж» (fresh) сразу после пробуждения, важнейшие и сложные дела планируем и выполняем утром.

Более простые, приятные оставляем на вторую половину дня, когда мозг «поджарился».

Список дел на день лучше составлять накануне вечером и обязательно в хронологическом порядке, чтобы не запутаться с периодами дня, отталкиваясь от состояния мозга.

Методика Zero Inbox

Технику разработал эксперт по личной продуктивности Мэрилин Манн (Marilyn Mann), чтобы упростить обработку электронной корреспонденции. Суть: список дел, сектор с запланированными задачами должен быть пуст. То есть, каждое дело мы должны «обработать», убрать в паку «отложено», «сделано», «делегировано», «выполнено».

Эффективная техника не позволит запутаться в делах, она наглядно показывает, что нужно вовремя доделать. Метод учит брать ответственность и доводить все до конца: пока не рассортируете список, его нельзя закрывать, откладывать!

Правило Тима Феррисса

Писатель, оратор Тим Феррисс (Timothy Ferriss) утверждал, что для эффективной работы, где человек много успевает, необязательно трудиться много, стоит правильно фокусироваться.

Например:

  • 20% времени вы трудитесь на пределе возможности, фокусируетесь.
  • 80% результата будут получены за счет сверхконцентрации из 20% времени.
  • Период без интенсивного напряжения стоит оставить на второстепенные задачи.

Метод позволяет избежать перегрузки, профессионального выгорания, апатии и депрессии из-за рутинных дел.

Перекроить день

Специалисты рекомендуют экспериментировать с распорядком дня. Опыт можно начать на выходных или в отпуске.

Несколько дней подряд пробуйте просыпаться в разное время с разницей в 30- 60 минут.

Проанализируйте, стал ли запасной час полезен для выполнения дел или он забрал энергию. Исходя из опыта, планируете задачи в определенные часы суток.

Говорите «нет»

Суть методики: даже при возможности выполнить одновременно много задач, проектов, недопустимо взваливать на себя слишком большое бремя. Анализируйте, распишите, что у вас в планах, остается ли время на очередное задание.

Если понимаете, что времени мало, нужно отказаться от сна, отдыха — говорите «нет». Чем грозит боязнь отказать: перегрузка, выбьетесь из привычного графика, риск заболеть.

Не жертвуйте сном

Мозгу, как и телу нужен стабильный сон, не менее 7 часов в сутки. Украденные ночные часы не получится трансформировать в продуктивность. Человек будет быстро уставать, не сможет сконцентрироваться, начнет часто ошибаться.

Временные зазоры

Планируя день и ставя задачи во временные рамки, убедитесь, что между делами остается зазор не менее 10-15 минут. Это нужно, чтобы мозг спокойно переключился, человек отдохнул, помедитировал и восстановил силы.

Однотипные задачи вяжите в «снопы»

Суть методики: распределить дела по категориям и выполнять похожие поэтапно, а потом приступать к делам, которые имеют другую направленность.

Например, вам предстоит разобраться в двух новых программах, написать 3 рецензии на книги. Мозгу проще сосредоточиться сначала на однотипных делах (рецензии), а потом заняться изучением программ.

Техника «прибыль в первую очередь»

Чтобы не потерять мотивацию, выложиться на 100%, сначала нужно приступить к делам, которые принесут прибыль.

Система дедлайнов

Составляя план на день, поставьте выполнение задачи в строгие рамки до минуты. Обязательно делайте запланированное точно в срок. Очень эффективный метод, тренирующий дисциплину и усидчивость.

Энергия успеха

Успешно выполненная работа, которая принесла удовлетворение, похвалы или быстро трансформировалась в хороший заработок — это энергия успеха, она еще долго будет помогать трудиться. Как только завершен важный проект, задача, старайтесь сохранять эту энергию, быстро приступать к исполнению новых заданий.

Спите по 15 минут

Быстрая перезагрузка мозга поможет работать намного продуктивней, больше успевать и не подвергаться стрессу из-за переутомления и однотипных задач. Поспасть можно в обеденный перерыв.

Максимальная автоматизация процессов

Постарайтесь не тратить много времени на процессы, которые можно автоматизировать.

Например, вместо печатного текста, где вы записываете свои идеи, используйте голосовой набор. Откажитесь от счета в уме, пользуйтесь удобными сервисами по построению диаграмм, таблиц.

Утреннюю рутину запланируйте на вечер

10-20 минут вечером можно потратить на правильную подготовку к новому дню. Такой подход разгрузит ранние часы, когда можно поспать, освоить новую информацию, сделать важное дело.

Например, вечером приготовьте одежду, продумайте маршрут передвижения по городу, сделайте звонки, заполните ежедневник.

Обязательный план «Б»

Запланировать абсолютно все невозможно, может сорваться встреча, отменится заказ или кто-то заболеет. При составлении плана на новый день, постарайтесь иметь план «Б» на случай, если одно из запланированных дел не получится выполнить. Такой подход не позволит выбиться из колли, потерять драгоценное время.

Что может мешать правильно управлять временем

как управлять временем и изменить свою жизнь

Даже при наличии плана, мотивации существую «пожиратели» продуктивности, которые не позволяют эффективно управлять временем. От них нужно стараться избавляться:

Вредные привычки — враги тайм-менеджмента

  • Пустая болтовня.
  • Просмотр телепередач.
  • Бессмысленный серфинг по сети.
  • Курение, алкоголь.
  • Постоянные телефонные переговоры.
  • Питание не по графику.
  • Негативная информация, которая ухудшает настроение, снижает мотивацию.

Прокрастинация и самосаботаж

Это состояния посещают людей, когда работа неинтересная, рутинная, слишком сложная. Личность пытается откладывать все на потом, ищет отговорки, оправдания, а в итоге накопившиеся дела, недоделанные задачи. Правильнее договориться с собой выполнять ненавистные задания поэтапно, маленькими порциями.

Страх отказать

Это распространенная ошибка людей, которая заставляет их работать много, не следить за временем, выбиваться из графика и быстро терять жизненную энергию.

Психологические ловушки

Часто человек не может стать продуктивным, все вовремя успевать не из-за лени, а по причине навязанных внутренних установок. Это типичные ловушки, ворующие эффективность и время:

  • Я все успею, жизнь очень длинная.
  • Все начну делать хорошо и быстро с понедельника.
  • Зачем писать списки дел, если у меня отличная память.
  • Я должен делать все идеально или вообще не браться за дело.

Если такие противоречия мучают, стоит сходить к психологу, чтобы избавиться навсегда.

Все и сразу

Серьезная ошибка пытаться все техники тайм-менеджмента протестировать на себе. Стоит выбрать и внедрить в жизнь не более 5-7 подходящих, но следовать им постоянно.

Многозадачность ворует концентрацию и время

Одновременное выполнение нескольких дел — это путь к переутомлению, потери мотивации и энергии. Не позволяйте себе истощаться, терять продуктивность, которую трудно восстанавливать.

Без отдыха

Нельзя эффективно работать, не позволяя себе регулярно отдыхать.

Советы психологов и практикующих руководителей

  1. Не стесняйтесь перенимать успешный опыт управления временем у реализованных людей, которые все успевают. Посещайте семинары, читайте книги, тематическую литературу.
  2. Чтобы стать продуктивным, нужно четко понимать, ради чего вы трудитесь. Обязательно ставьте большие цели, ради которых вы совершенствуетесь, соблюдаете дисциплину, стараетесь больше успевать.
  3. Здоровая конкуренция. Руководители компаний заявляют, что любой конкурс среди сотрудников даже за незначительный приз многократно повышает продуктивность, персонал быстрее работает. Соревнуйтесь с собой, друзьями и коллегами.
  4. Система вознаграждения. Учитесь договариваться с собой: за выполненную задачу сделайте себе приятный сюрприз, подарок, позвольте дольше отдохнуть.
  5. Анализируйте промахи и неудачи. Но не ругайте себя, а старайтесь найти слабое место. Например, не хватает мотивации, вас не ценят, маленькая зарплата. Устраняйте негативные факторы, которые мешают продуктивно работать.
  6. Не позволяйте себе бросать начатое дело. Попробуйте трудную задачу разбить на части, делегировать участок работы, но стремитесь закрыть проект всегда.
  7. Не празднуйте раньше победу. Руководители компаний заметили, что в процесс выполнения командной сложной работы, недопустимо «расхолаживание» и снижение темпа. Лавры можно раздать после подведения итогов.

Полезные книги

«Тайм-менеджмент» (Time Management), Брайан Трейси (Brian Tracy). Отличное практическое пособие, которое научит, как не накапливать невыполненные задачи. Книга рассказывает, как навык управлять времен трансформирует реальность, она станет более комфортной, а человек легко достигнет целей, станет успешным.

«Работай меньше, успевай больше» (Work less, do more), Керри Глинсон (Kerry Gleason). Уникальный труд поможет избавиться от главных врагов продуктивности: прокрастинации, стрессов и неуверенности в своих силах. Книга учит ловить баланс между работой и отдыхом, личной жизнью. В книге изложены практические методики.

«Тайм-драйв», Глеб Архангельский. Отличная книга, где понятно на примерах автор объясняет главные принципы по управлению временем. Он предостерегает от частых ошибок, учит совершенствоваться, делиться личным опытом.

«Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль» (Hard time-management: Take control of your life), Дэн Кеннеди (Dan Kennedy). Жесткий и провокационный автор предлагает отказаться от жалости к себе и каждый день проживать на пределе. Выкладываться на все 100% для достижения лучшего результата. В книге много советов, которые быстро заставят стать продуктивными, эффективными и дисциплинированными.

«Мой продуктивный год», (The Productivity Project), Крис Бейли (Chris Bailey). Канадский писатель выпустил пособие с техниками эффективности, тайм-менеджмента, которые тестировал на себе. Он делится бесценным опытом, помогающим любому понять свои цели и быстро их достичь.

В заключении

Время — это самый ценный ресурс, который мы получаем бесплатно, в большом количестве. Но этот дар нельзя купить, накопить или обменять на блага. Поэтому нельзя тратить часы, минуты на бесполезные занятия, а нужно учиться эффективно управлять временем, «инвестировать» в успех и процветание.

Планирование — это задача не только для бизнесменов.

Умение тратить время правильно необходимо каждому человеку, который мечтает сделать жизнь лучше.

Если ответственно подойти к созданию своей системы тайм-менеджмента, вы высвободите громадный потенциал: легкое достижение целей, благосостояние, самореализация.

(Оцените пожалуйста, мы очень старались!)
Загрузка...

Профессиональный психолог более 13 лет, специализация «Общая психология, психология личности». Отсутствие цели в жизни — худшая из судеб, а истинная свобода — личный выбор, а не дар, за который нужно бороться!

2 комментария

  1. Николай Ответить

    Пользовался матрицей Эйзенхауэра, метод похож на технику «АБВГД». Оба довольно хороши, можно любой использовать. Действительно помогает разложить все дела «по полочкам».

  2. Сеня Ответить

    На самом деле иногда хочется просто отдохнуть и потратить время «в никуда») Помогает расслабиться и даже настроится на рабочий лад…

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.